Quản lý thời gian cho doanh nghiệp nhỏ: 7 cách lấy lại giờ làm

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường làm đủ việc: bán hàng, chăm sóc khách, sổ sách, nhân sự. Ngày nào cũng bận, nhưng cuối tuần vẫn thấy việc quan trọng chưa làm. Bài này gợi ý 7 cách quản lý thời gian cho doanh nghiệp nhỏ, ưu tiên những việc đơn giản, làm được ngay mà không cần công cụ phức tạp.

Bắt đầu bằng việc nhìn rõ thời gian đi đâu

Trước khi tối ưu, hãy theo dõi một tuần: ghi lại mỗi việc mất bao lâu. Bạn sẽ thấy vài thứ lặp đi lặp lại như trả lời tin nhắn, tìm tệp, nhập cùng một thông tin ở nhiều nơi. Đó là chỗ bạn lấy lại được nhiều giờ nhất.

7 cách lấy lại thời gian

1. Liệt kê những việc lặp lại

Mọi việc lặp từ ba lần trở lên đều đáng được viết thành quy trình hoặc checklist. Xem hướng dẫn trong bài biến việc lặp lại thành checklist.

2. Gom việc vặt vào một khung giờ

Trả lời email, gọi lại khách, chuyển tiền: dồn vào một hoặc hai khung giờ cố định thay vì xử lý rải rác cả ngày. Thay đổi bối cảnh liên tục là kẻ đánh cắp thời gian thầm lặng.

3. Làm một việc quan trọng trước khi mở tin nhắn

Mỗi sáng, chọn một việc quan trọng nhất và làm trước. Những việc khẩn của người khác sẽ luôn có, nhưng việc quan trọng của bạn sẽ không tự làm.

4. Ghi một lần, dùng nhiều lần

Nếu cùng một dữ liệu phải gõ ở sổ, bảng tính và tin nhắn, hãy chuyển về một nơi. Khi bảng tính không còn đáp ứng, xem khi nào nên thay Excel bằng phần mềm.

5. Tự động hóa việc nhỏ

Mẫu tin nhắn trả lời nhanh, lịch hẹn tự gửi nhắc, báo cáo lấy từ một nguồn dữ liệu: mỗi thứ tiết kiệm vài phút, cộng lại thành giờ. Chọn công cụ vừa sức theo checklist 10 câu hỏi.

6. Biết nói không (hoặc "để sau")

Không phải yêu cầu nào cũng cần làm ngay. Hãy xếp việc theo hai trục: quan trọng và khẩn cấp; việc không quan trọng cũng không khẩn thì bỏ hoặc ủy quyền.

7. Cuối tuần dành mười lăm phút nhìn lại

Điều gì đã làm xong, điều gì bị trễ, việc nào lặp lại mà chưa được ghi thành quy trình? Mười lăm phút này giúp tuần sau gọn hơn tuần này.

Đọc thêm: Số hóa doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ đâu cho đỡ rối?

Ví dụ: một buổi sáng ở phòng khám nhỏ

Giả sử mỗi ngày lễ tân mất 30 phút ghi tay danh sách khám và 20 phút cuối ngày tổng hợp thu chi. Cộng lại gần một giờ, tức khoảng năm giờ mỗi tuần. Nếu việc này được ghi một lần trong phần mềm như Care, thời gian đó có thể dành cho chăm sóc người bệnh. Con số trong ví dụ chỉ mang tính minh họa, nhưng nguyên tắc áp dụng cho mọi lĩnh vực: tìm việc ghi trùng và gom về một nơi. Đây cũng là tinh thần các sản phẩm của 1min.app theo đuổi.

Những cái bẫy hay gặp

• Công cụ quá nhiều: mỗi ứng dụng mới thêm một nơi phải kiểm tra.
• Lập kế hoạch quá chi tiết: kế hoạch phức tạp thường bị bỏ sau một tuần.
• Làm mọi việc bằng tay vì "nhanh hơn": đúng với việc làm một lần, sai với việc lặp mỗi tuần.

Câu hỏi thường gặp

Tôi quá bận để thử các cách này thì sao?

Chọn một cách thôi, ví dụ gom việc vặt vào hai khung giờ. Thử một tuần rồi mới thêm cách khác.

Cần ứng dụng quản lý công việc không?

Không bắt buộc. Một cuốn sổ hoặc danh sách trên điện thoại là đủ để bắt đầu; chỉ chuyển sang phần mềm khi nhóm đông hoặc việc phức tạp.

Làm sao biết mình đã tiết kiệm được thời gian?

So sánh số giờ cho việc lặp lại trong tuần đầu theo dõi với sau bốn tuần áp dụng.

Kết luận

Lấy lại thời gian không cần thay đổi lớn, chỉ cần nhìn rõ thời gian đi đâu và xử lý từng việc lặp lại. Chọn một trong bảy cách ở trên, thử trong một tuần và đo kết quả.